Mise à jour : Indexation des indemnités pour les voyages de service à l’étrange

La nouvelle indemnité forfaitaire indexée pour les voyages de service à l’étranger n’est entrée en vigueur qu’en février 2023. En juin 2023, le fisc a cependant publié une circulaire annonçant la mise à jour des montants et l’ajustement de certains principes d’octroi. Vous devez donc y être d’autant plus attentif lors de la détermination des dépenses forfaitaires. Pour vous aider à y voir plus clair, nous reprenons pour vous les principes généraux.

Remboursement des frais propres à l’employeur

Vous êtes salarié ou cadre et vous partez en voyage d’affaires dans votre pays ou à l’étranger ? Ce déplacement certainement des dépenses, comme le logement, le repas du midi ou les frais de transport sur place. En tant que salarié/cadre, vous devez payer ces « frais propres à l’employeur », bien qu’ils soient en réalité à la charge de votre employeur ou de votre société. Dans la mesure où le montant maximal est respecté, le remboursement de ces frais n’est pas considéré comme une rémunération. Vous avez dépassé le montant maximal ? Le remboursement intégral sera alors soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques et/ou aux cotisations de sécurité sociale.

Frais de logement et indemnité journalière forfaitaire

Au début de cette année, l’indemnité de logement et l’indemnité journalière forfaitaire pour les voyages d’affaires à l’étranger ont fait l’objet de modifications. Elles ont été publiées au Moniteur belge et sont entrées en vigueur avec effet immédiat.

Voici la liste des changements les plus importants :

• L’indemnité de logement couvre les frais d’hébergement et de petit déjeuner. Les petites dépenses (repas, boissons, transports sur place, etc.) sont également prises en charge lorsqu’un collaborateur ou un cadre séjourne à l’étranger pendant au moins 10 heures.

• Les nouvelles indemnités journalières forfaitaires couvrent les frais de petit déjeuner, qui sont désormais inclus dans l’indemnité de logement. La réduction de 15 % de l’indemnité journalière forfaitaire n’est donc plus appliquée si le petit déjeuner est compris dans les frais de logement.

• Si un membre du personnel prend son petit déjeuner en dehors de l’hôtel, il peut se faire rembourser s’il fournit une facture qui ne dépasse pas le montant maximal des frais de logement.

Depuis la publication de la nouvelle liste de pays au Moniteur belge, les frais de petit déjeuner ne sont donc plus compris dans l’indemnité journalière. À la place, ils sont inclus dans l’indemnité de logement, qui comprend ainsi désormais l’indemnité pour la nuitée et le petit déjeuner. Ces indemnités sont, en principe, exonérées d’impôts et de cotisations sociales.

Les dépenses remboursées peuvent être estimées sur une base forfaitaire. Cela signifie qu’aucune pièce justificative n’est nécessaire pour motiver ce remboursement. Les remboursements versés doivent toutefois être repris dans une fiche 281.10 ou 281.20. Attention : les indemnités de logement sont limitées et doivent toujours être justifiées par des documents probants. Le montant de cette indemnité varie en fonction du pays concerné et de la durée du séjour.

Les indemnités maximales pouvant être octroyées par pays sont publiées chaque année au Moniteur belge. Retrouvez la liste mise à jour de juin 2023 ci-dessous:

La « Catégorie 1 » reprend les voyages d’affaires de courte durée : < 30 jours, mais dont la durée dépasse 10 heures. La « Catégorie 2 » concerne les indemnités accordées pour les voyages d’affaires de longue durée, qui durent plus de 30 jours.

Fisc vs ONSS

Votre voyage d’affaires dure plus de 30 jours consécutifs ? Lors de la détermination des indemnités forfaitaires, le fisc et l’ONSS le considéreront alors comme un voyage d’affaires de longue durée. Un voyage de courte durée compte, selon eux, au minimum 10 heures. L’indemnité couvre les frais engendrés par les repas et les petites dépenses, comme les boissons et les déplacements sur place. Pour ce qui est l’indemnité de logement — qui couvre les frais de la nuitée et du petit déjeuner — vous devez toujours présenter une pièce justificative, comme expliqué précédemment. Contrairement à l’ONSS, le fisc n’impose pas de montant maximal à cet égard.

Une partie des dépenses sur place est payée par l’employeur/l’entreprise ? Une réduction de l’indemnité forfaitaire maximale sera alors d’application. Le petit déjeuner n’est cependant pas concerné. Les frais du petit déjeuner ne sont en fait plus soumis à la réduction, quel que soit le payeur. L’ONSS a, en outre, supprimé la réduction pour les petites dépenses, contrairement au fisc qui l’a relevée à 20 %. Attention : ces réductions ne sont jamais totalement d’application le jour de l’arrivée ou du départ, mais sont en fait divisées par deux.  

Le tableau suivant est un résumé des informations ci-dessus:

Tout est toujours plus clair avec un exemple

En sa qualité de cadre d’entreprise, Chloé se rend en France pour un voyage d’affaires avec une nuitée à Paris. Elle part le lundi 28 août et revient le vendredi 1er septembre. Son petit déjeuner et son repas du soir sont compris dans le prix de l’hôtel, facturé directement à son entreprise. Les petites dépenses pour les déplacements sur place sont payées directement par l’entreprise.

Chloé étant en voyage de service pendant 5 jours, elle effectue un voyage de courte durée qui relève de la catégorie 1. Dans son cas, l’indemnité forfaitaire journalière maximale s’élève à 100 (France > catégorie 1). Une réduction de 45 % est appliquée pour le repas du soir (fisc et ONSS). Les frais de transport entraînent également une réduction de 20 % du côté du fisc. On obtient ainsi les résultats suivants:

Il vous reste des questions sur l’indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l’étranger ? N’hésitez pas à prendre contact avec un bureau PIA près de chez vous. Nous vous aiderons avec plaisir.