À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique via Peppol sera obligatoire pour tous les assujettis belges à la TVA. Il y a donc de grandes chances que vous soyez concerné(e). Mais qu'est-ce que Peppol ? Pour qui ce système est-il obligatoire ? Et quels sont les avantages de la facturation électronique via Peppol ? Des questions fréquemment posées auxquelles nos experts numériques se font un plaisir de répondre.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
Contrairement à ce que beaucoup pensent, la facturation électronique ne se limite pas à l'envoi ou à la réception de factures au format PDF. Un PDF ne peut en effet pas être traité automatiquement par le destinataire. La facturation électronique englobe dès lors le traitement numérique complet d'une facture : de son établissement et son envoi à son paiement et à son imputation. C'est pourquoi une véritable facture électronique doit être établie sous la forme d'un fichier XML, au format UBL, qui peut être facilement envoyé d'un point X à un point Y via Peppol. Les factures électroniques présentent en outre une mise en page fixe avec des champs obligatoires dans lesquels des informations essentielles sont reprises.
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol est l'acronyme de « Pan-European Public Procurement On-Line » (Marchés publics paneuropéens en ligne). Il s'agit d'un réseau sécurisé permettant aux autorités publiques et aux entreprises européennes d'envoyer et de recevoir des factures électroniques (XML et UBL) en toute sécurité. Grâce aux logiciels de facturation et/ou de comptabilité adéquats, les factures peuvent être lues correctement et traitées automatiquement dans le monde entier.
La facturation électronique via Peppol est-elle obligatoire ?
Absolument ! À l'heure actuelle, chaque assujetti belge à la TVA est déjà obligé d'envoyer ses factures aux autorités flamandes et fédérales par voie numérique via Peppol. Le 1er mars 2024, cette obligation a été étendue à l'ensemble du secteur B2G (business-to-government) pour les factures supérieures à 3 000 euros. Il ne s'agit donc pas seulement des pouvoirs publics, mais aussi d'organismes tels que les intercommunales, les hôpitaux, les écoles et les centres culturels. En gros, toute organisation concernée par la législation sur les marchés publics.
D'ici 2028, l'Union européenne veut rendre la facturation électronique via Peppol obligatoire dans tous les États membres. La Belgique joue les chefs de file et prévoit de l'imposer à tous ses résidents assujettis à la TVA à partir du 1er janvier 2026. Le gouvernement fédéral entend ainsi mieux lutter contre la fraude et réduire l'écart entre les recettes attendues et les recettes réelles de la TVA. Saviez-vous d'ailleurs que le gouvernement flamand exige depuis 2017 que ses fournisseurs soumettent des factures électroniques pour tous les contrats ? Ce rôle de pionnier lui a même valu les éloges de la Commission européenne, qui a reconnu cette décision comme un exemple de bonne pratique.
Quels sont les avantages de la facturation électronique via Peppol ?
1. Gain de temps : Le traitement des factures se compte en minutes et plus en jours. Les factures entrantes sont automatiquement lues, imputées et payées après approbation, ce qui élimine quasi totalement le travail manuel.
2. Trésorerie plus saine : Le traitement plus rapide de vos factures garantit également des paiements plus rapides. Un traitement efficace peut en effet contribuer à ce que vos factures soient réglées plus vite.
3. Meilleur aperçu des résultats financiers : Du fait que les factures sont traitées directement, vous disposez en permanence d'un aperçu actualisé de vos revenus et dépenses.
4. Gain d'efficacité : Peppol permet d'envoyer, de recevoir et de traiter les factures rapidement et efficacement, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
5. Transparence accrue : Le format standard des factures électroniques en simplifie la lecture et permet d'éviter les erreurs de traitement. Elles peuvent même être lues jusqu'au niveau de l'article.
6. Meilleure collaboration : Peppol permet une collaboration plus efficace entre les entreprises et avec les pouvoirs publics.
7. Sécurité renforcée : Peppol utilise des protocoles sécurisés pour protéger les factures contre les accès non autorisés et la fraude. L'identité de chaque partie est vérifiée grâce au numéro d'entreprise, de sorte que vous savez toujours qui est le destinataire.
Vous aimeriez vous mettre à la facturation électronique via Peppol, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Ne vous inquiétez pas : pour commencer, nous vérifierons que vous possédez un logiciel comptable, ERP ou de facturation compatible avec le réseau Peppol. Ce n'est pas le cas ? Nos experts numériques mettront alors en place une solution viable dans les limites de votre budget. Ils passeront également les étapes suivantes en revue avec vous. Vous serez ainsi totalement prêt(e) à facturer via Peppol en 2026 !
Besoin de l'aide de nos experts numériques ? N'hésitez pas à les contacter. Ils se feront un plaisir de vous conseiller au mieux.
