Actuellement, la facturation électronique via Peppol est uniquement obligatoire pour les entreprises qui travaillent avec les autorités fédérales ou flamandes. Après l'accord obtenu par le ministre des Finances Vincent Van Peteghem, les entreprises B2B seront également concernées à partir du 1er janvier 2026. Jordy De Block, l'un des experts numériques de PIA Group, vous explique pourquoi vous devriez vous y mettre de manière proactive.
La facturation électronique via Peppol ?
Pour beaucoup, Peppol est encore un grand point d'interrogation. Jordy De Block : « Peppol est l'acronyme de Pan-European Public Procurement On-Line. Il s'agit d'un réseau sécurisé mis en place par l'UE permettant aux entreprises européennes d'envoyer et de recevoir des factures électroniques (XML et UBL) de manière uniforme. Grâce aux logiciels de facturation et/ou de comptabilité adéquats, les fichiers sont lus correctement et traités automatiquement dans le monde entier. Contrairement à ce que l'on pense souvent, la facturation électronique via Peppol ne se limite pas à l'envoi et à la réception de factures au format PDF. Ce système permettra d'améliorer non seulement l'efficacité et la transparence de la facturation, mais aussi son traitement au sein de l'Union européenne. »
Que contient le nouvel accord ?
Actuellement, la facturation électronique via Peppol – également appelée e-invoicing ou facturation numérique – est uniquement obligatoire pour les entreprises émettant des factures à destination des pouvoirs publics fédéraux et flamands. Avec le nouvel accord obtenu le 29 septembre 2023 par le ministre des Finances Vincent Van Peteghem, les entreprises du secteur B2B seront également soumises à cette obligation à partir du 1er janvier 2026.
« Cette facturation électronique obligatoire entre entreprises a été instaurée pour lutter contre le hameçonnage et les fraudes à la TVA. Les autorités veulent par ailleurs réduire l'écart de TVA et miser pleinement sur la simplification administrative. Peppol est un système uniforme et sécurisé couvrant l'ensemble de l'Union européenne, les portes dérobées éventuelles peuvent donc être totalement exclues », explique Jordy.
Lancez-vous donc dès maintenant.
« Si la facturation électronique via Peppol ne sera obligatoire pour les entreprises du secteur B2B qu'à partir de 2026, nous vous conseillons de vous y mettre dès à présent. Car non seulement vous mais aussi vos clients devrez utiliser ce système. En le faisant dès maintenant, vous aurez une longueur d'avance. Qui plus est, le réseau Peppol est synonyme d'efficacité accrue pour votre comptable, mais aussi pour votre organisation, vos clients et vos fournisseurs. »
Jordy énumère encore quelques avantages :
1. Gain de temps. Le traitement des factures se compte en minutes et plus en jours. Les factures entrantes sont automatiquement lues, imputées et payées après approbation. Il n'y a donc quasi plus d'interventions manuelles.
2. Trésorerie plus saine. Comme vous traitez votre facture plus rapidement sur le plan comptable, elle est également payée plus vite.
3. Meilleur aperçu des résultats financiers. Les factures sont traitées immédiatement, ce qui vous donne en permanence un aperçu actualisé de vos revenus et dépenses.
4. Efficacité accrue. Peppol permet d'envoyer, de recevoir et de traiter les factures rapidement et efficacement, faisant ainsi gagner du temps et de l'argent aux entreprises.
5. Plus grande transparence. Grâce à l'utilisation d'un format standard pour les factures électroniques, ces dernières sont plus simples à lire. Elles sont par conséquent plus transparentes et les erreurs de traitement sont évitées. Elles pourront aussi éventuellement être lues jusqu'au niveau de l'article.
6. Meilleure collaboration. Peppol permet une collaboration plus efficace entre les entreprises et avec les pouvoirs publics.
7. Sécurité renforcée. Peppol s'appuie sur des protocoles et des technologies sécurisés pour protéger les factures contre les accès non autorisés ou la falsification. Chaque identité est vérifiée via un numéro d'entreprise de sorte que vous sachiez systématiquement qui est votre destinataire.
« Vous êtes actif(ve) dans le secteur B2B ? La migration vers le réseau Peppol est alors inévitable. Autrement, vos factures resteront impayées. Par ailleurs, en plus d'ignorer les règles en vigueur dans tous les pays européens participants, vous risquez également des amendes. Raison de plus pour vous y mettre dès maintenant et profiter des avantages », souligne Jordy.
« Je pense qu'il est à présent clair que la facturation électronique via Peppol est un passage obligé pour les entrepreneurs. Notre équipe comprend toutefois que cette obligation ne soit pas évidente pour tout le monde. Mais nous sommes là pour vous conseiller et vous aider à faire le nécessaire ! »
« La première étape consiste à vérifier que vous possédez un logiciel comptable, ERP ou de facturation compatible avec le réseau Peppol. Ce n'est pas le cas ? Nous mettrons alors en place une solution viable dans les limites de votre budget. Ensuite, nous parcourrons le processus d'inscription, installerons l'outil réseau et intégrerons les données des clients dans le logiciel. Si nécessaire, nous établirons une liaison entre le logiciel de facturation et la suite comptable. Enfin, nous formerons vos collaborateurs, de sorte qu'ils puissent utiliser le nouveau logiciel dès le premier jour. Bref, nous mettons tout en œuvre pour vous décharger complètement et veiller à ce que tout soit prêt à l'emploi », conclut Jordy.
Vous avez des questions ou vous aimeriez obtenir des conseils de l'équipe de transformation numérique ? N'hésitez pas à contacter Jordy De Block.
