Rappel : n’oubliez pas l’obligation de fiche élargie !

L’obligation de fiche élargie pour les « frais propres à l’employeur/à la société » est entrée en application le 1er janvier 2022. Au travers de cette démarche, les autorités fiscales visent à accroître la transparence et à lutter contre la fraude fiscale. Cette modification de la loi ayant un impact sur les fiches établies en 2023 pour l’année de revenus 2022, nous avons jugé bon d’attirer votre attention sur ce point.

Frais propres à l’employeur ou à la société

En tant que salarié ou dirigeant d’entreprise, vous engagez parfois des dépenses aux frais de l’employeur ou de l’entreprise. Le cas échéant, vous pouvez bien entendu demander un défraiement. Les remboursements de ces « frais propres à l’employeur ou à la société » ne sont pas imposables dans le chef du salarié/dirigeant d’entreprise. Ils constituent en outre une dépense professionnelle déductible pour l’employeur/la société.

Le remboursement de ces dépenses peut se faire de deux manières :

1. sur la base de preuves réelles

2. sur la base d’un forfait prédéterminé

Par ailleurs, l’administration fiscale prévoit elle-même une estimation forfaitaire (« norme sérieuse ») pour certaines dépenses. Il s’agit par exemple du remboursement des frais de voyage d’affaires en Belgique et du remboursement des frais kilométriques pour les déplacements professionnels en transport privé. L’employeur a également la possibilité de rembourser d’autres frais sur une base forfaitaire, notamment ceux liés au travail à domicile et les frais de représentation. Cette estimation forfaitaire dépend généralement d’un contexte factuel.

L’obligation de fiche élargie

Avant l’exercice 2022, l’obligation de déclarer les indemnités versées était assez simple : il suffisait d’inscrire les frais remboursés sur les fiches fiscales 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise). L’indication des montants exacts n’était donc pas nécessaire et n’était requise que dans des cas exceptionnels. En l’absence de normes sérieuses établies conformément, le montant payé à titre de remboursement de frais devait donc bien déjà être repris sous les indemnités forfaitaires.

Toutefois, depuis la modification de la loi, l’approche susmentionnée s’est vue élargie. Ainsi, pour chaque indemnité remboursée, qu’elle soit forfaitaire ou non, le montant réellement remboursé doit être indiqué sur les fiches fiscales susmentionnées. À noter qu’une extourne imputée au compte courant du gérant est également considérée comme un remboursement.

Cette modification de la loi ayant un impact sur les fiches établies en 2023 pour l’année de revenus 2022, nous vous résumons ici les mentions à reprendre sur la fiche :

Pourquoi ce besoin d’élargissement ?

Lors du remboursement des frais, les autorités fiscales doivent se montrer vigilantes vis-à-vis de la « double utilisation », consistant à rembourser les frais à la fois sur la base des pièces justificatives et sur la base d’un montant forfaitaire prédéterminé. À titre d’exemple : si le défraiement comprend les frais d’entretien de la voiture de société, il va de soi qu’il n’y aura pas de remboursement pour les reçus distincts délivrés par le carwash.

Grâce à la transparence apportée par l’obligation de fiche élargie, les autorités fiscales espèrent lutter contre ce type de double utilisation et la fraude fiscale.

Attention aux sanctions !

Des sanctions sont d’application en cas de non-respect de cette obligation de déclaration élargie. Il est à noter que les sanctions dépendent du type de défraiement.

Par exemple, le fait de ne pas déclarer correctement les indemnités forfaitaires entraîne la non-déductibilité du remboursement. Cela peut en outre également donner lieu à l’application de la cotisation sur commissions secrètes.

Vous risquez encore une sanction administrative si vos dépenses, remboursées sur la base de pièces justificatives, ne sont pas correctement déclarées. Ces coûts resteront toutefois déductibles pour des raisons de clarté. Contrairement à ce qui est d’application pour les indemnités forfaitaires, cela ne peut donner lieu à l’application de la cotisation sur commissions secrètes.

Comme personne n’aime être exposé à des sanctions, nous vous recommandons de payer les frais de votre société directement en tant que société. Nous recommandons également aux employeurs de le faire eux-mêmes immédiatement, afin d’éviter les problèmes liés au remboursement des frais.

Cet article n’a pas répondu à toutes vos questions sur l’obligation de fiche élargie ? Dans ce cas, n’hésitez pas à prendre contact avec un bureau PIA près de chez vous. Nous nous ferons un plaisir de vous assister.