Depuis octobre 2018, le registre UBO, pour Ultimate Beneficial Owner ou bénéficiaire effectif, consigne les informations relatives aux sociétés et autres entités juridiques belges. La Belgique entend ainsi également lutter contre le blanchiment de capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Résultat : près de 21 000 sociétés et associations ont été radiées de la Banque Carrefour des Entreprises par le SPF Finances en raison du non-respect de leurs obligations légales liées au registre UBO. Nous vous expliquons vos obligations et comment nos bureaux PIA peuvent vous en décharger.
Pourquoi s'enregistrer dans le registre UBO ?
Les informations vous concernant reprises dans le registre UBO permettent de lutter contre le blanchiment de capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Vu que cette démarche permet au gouvernement de savoir qui se cache derrière les entités juridiques, il est possible de mener une enquête plus poussée en cas de pratiques douteuses.
Qui sont les bénéficiaires de votre société ou autre entité juridique ?
Les sociétés ainsi que toute autre entité juridique sont soumises à l'obligation d'enregistrement dans le registre UBO. Cette obligation s'applique en principe à chaque « redevable d'information », mais le terme UBO vise toutes les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent le redevable d'information.
L'on distingue trois catégories de personnes physiques :
- Toute personne physique qui possède directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou de droits de vote.
- Toute personne qui contrôle votre société. Pensez aux pactes d'actionnaires, aux droits de veto, à la majorité des membres du conseil d'administration...
- Vous ne trouvez pas d'UBO dans les catégories 1 et 2 ? Nous nous tournerons alors vers le personnel occupant la fonction de dirigeant principal. Pensez ici au CEO, au gérant, à un membre du conseil de direction...
Qui transmet les informations au registre UBO ?
En tant qu'administrateur de votre société ou autre entité juridique, vous êtes tenu de fournir les informations concernant les UBO. Mais vous avez également des responsabilités en tant qu'UBO. Vous êtes en effet tenu de partager toutes les informations nécessaires.
Ces informations doivent être confirmées tous les ans. Vous avez transmis vos données, mais la situation a changé ? Vous devez faire part des changements au registre UBO dans le courant du mois.
Heureusement, nos conseillers experts-comptables peuvent assumer cette obligation pour vous. Nos bureaux PIA sont en effet parfaitement conscients qu'elle représente une nouvelle charge administrative chronophage sur vos épaules. Nous nous occupons dès lors de l'enregistrement et de la confirmation de vos données.
Quelles informations sont enregistrées ?
Les informations suivantes doivent être enregistrées :
- Nom et prénom ;
- Date de naissance ;
- Nationalité(s) ;
- L'administrateur de votre société n'est pas belge ? Vous pouvez alors demander un token auprès du SPF Économie. Vous pouvez également attribuer un mandat externe, mais c'est uniquement possible si l'administrateur dispose d'un numéro BIS. En l'absence de numéro BIS, vous devez envoyer un mandat papier au SPF.
- Adresse de résidence ;
- La date à laquelle vous êtes devenu UBO ;
- Le numéro de Registre national ou le numéro BIS ;
- La/les catégorie(s) d'UBO à laquelle/auxquelles vous appartenez ;
- Si vous êtes le seul UBO ou si d'autres se joignent à vous ;
- Tous les documents pouvant attester que les informations concernant l'UBO sont exactes et à jour ;
- Indiquer si vous êtes un UBO direct ou indirect ;
- Les informations de tous les intermédiaires sont nécessaires si vous êtes un UBO indirect.
Qui peut consulter vos informations reprises dans le registre UBO ?
Outre certaines autorités telles que la police, le parquet et le fisc, les groupes professionnels qui doivent transmettre ces données dans le cadre d'un contrôle clients (comme les experts-comptables, les notaires et les avocats) ont également accès au registre UBO.
Mais heureusement, toutes les informations ne sont pas accessibles à tout le monde. Ceux qui doivent démontrer un intérêt légitime ne pourront ainsi pas voir votre numéro de Registre national et votre adresse de résidence. Par ailleurs, si vous pensez que vos données sont compromises, vous pouvez demander à en renforcer la protection.
Des sanctions sont-elles possibles en cas de non-respect ?
En tant qu'administrateur ou gérant, vous risquez une amende administrative comprise entre 250 et 50 000 € dans les 3 cas suivants :
- Si vous ne communiquez pas (à temps) les informations requises au registre UBO ;
- Si vous communiquez des informations incomplètes ou erronées ;
- Si vous ne confirmez ou ne mettez pas à jour au moins une fois par an les informations requises.
Les UBO qui ne transmettent pas leurs informations à la société concernée risquent également une amende.
Radiation de la Banque-Carrefour des Entreprises
Outre les sanctions évoquées ci-dessus, votre société ou association peut également être radiée d'office de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Il y a peu, l'Administration générale de la Trésorerie du SPF Finances a par exemple encore radié 20 795 entités de la BCE. L'objectif est d'inciter les entités radiées à se conformer à la législation anti-blanchiment et ainsi d'identifier les entités inactives. Attention : dans une deuxième phase à venir, plus de 8 000 autres entités seront encore radiées. Ces radiations sont visibles de tous les services publics et citoyens qui consultent la BCE via son site web.
Une radiation d'office intervient dans les cas suivants :
- L'absence de transmission d'informations au registre UBO et de publication au Moniteur belge au cours des sept dernières années.
- Le non-respect de l'obligation de transmission d'informations au registre UBO dans les 60 jours suivant l'imposition d'une amende administrative.
- L'omission de mettre à jour annuellement le registre.
Les choses sont claires : l'enregistrement et la confirmation des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO ne doivent pas être pris à la légère. Il s'agit d'une obligation qui, en cas de non-respect, peut vous valoir toute une série de sanctions et de problèmes. Raison de plus pour la déléguer aux experts de PIA Group.
Vous aimeriez bénéficier de notre aide pour l'enregistrement et la confirmation de votre société dans le registre UBO ? N'hésitez pas à contacter un bureau PIA près de chez vous. Nos experts vous aideront avec plaisir.
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