Papieren facturen en PDF’s via e-mail? Die behoren binnenkort definitief tot het verleden. Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische onderneming zijn B2B-facturen via Peppol uitwisselen. Met het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025 ligt de verplichting nu officieel vast, inclusief stevige boetes voor wie achterblijft.
In deze blog leggen we uit wat Peppol is, wat er in het KB staat, welke sancties je riskeert én hoe je boetevrij de overstap maakt.
Wat is Peppol precies?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat ondernemingen en overheden toelaat om elektronische documenten, vooral facturen, veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen.
Zo werkt het:
- Je facturen worden opgesteld in een gestructureerd formaat (UBL).
- Via een access point waaraan je boekhoud- of facturatiepakket worden gekoppeld.
- De ontvanger kan de factuur automatisch verwerken in de eigen software.
Peppol ontstond als Europees initiatief om administratieve processen te vereenvoudigen. Vandaag is het netwerk internationaal actief en erkend als dé standaard voor e-facturatie.
De voordelen zijn duidelijk:
- Sneller betaald worden: facturen komen meteen correct terecht.
- Minder administratie: in de meeste gevallen kunnen je facturen automatisch ingeboekt worden.
- Minder fouten: gestandaardiseerde data voorkomt vergissingen.
- Meer veiligheid: geen risico op valse facturen via e-mail.
Sinds maart 2024 is Peppol al verplicht bij facturen aan de overheid (B2G). Vanaf 2026 wordt het de norm in alle B2B-relaties.
Wat zegt het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025?
Het Koninklijk Besluit bevestigt drie belangrijke zaken:
- Verplichte e-facturatie: vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming facturen via Peppol BIS 3.0 verzenden én ontvangen.
- Uniformiteit: enkel Peppol geldt als geldig kanaal. Hybride oplossingen of alternatieve formaten zijn niet toegestaan.
- Sancties: er is een trapsgewijze boeteregeling uitgewerkt om naleving af te dwingen.
Met dit besluit kiest de wetgever voor duidelijkheid en een harde deadline.
De boetes: wat riskeer je concreet?
Wie tegen 2026 niet in orde is, betaalt:
- Eerste overtreding: €1.500
- Tweede overtreding: €3.000
- Derde en volgende overtredingen: €5.000 per kwartaal
Tussen elke sanctie zit een bufferperiode van drie maanden om alsnog in regel te komen. Maar let op: de verplichting geldt zowel voor inkomende als uitgaande facturen. Gebruik je dus geen Peppol-compatibele software, dan loop je dubbel risico.
De overheid maakt daarmee duidelijk: wie niet overschakelt, betaalt daar stevig voor.
Hoe vermijd je problemen?
Van onze boekhouders tot Digitale Transformatie-experts: bij PIA Group begeleiden we dagelijks ondernemers in hun administratie. En onze aanpak is helder, we zorgen dat jij tijdig klaar bent voor Peppol en geen boetes riskeert.
- We controleren je software
Samen bekijken we of jouw facturatie- of boekhoudpakket Peppol-proof is. Is dat niet het geval, dan helpen we je kiezen voor de juiste oplossing.
Met een intuïtief facturatiepakket maak je snel verkoopfacturen en verstuur je ze via Peppol. Gebruik je al een ander pakket? Dan zorgen wij dat je facturen toch via Peppol vertrekken. Ook aankoopfacturen ontvang en verwerk je automatisch. Zo haal je het maximum uit de efficiëntiewinsten van Peppol.
- We regelen de overstap mee
Jij hoeft geen technische details uit te pluizen. Wij zorgen dat jouw administratie correct is afgestemd op de nieuwe verplichtingen. - We vermijden laattijdige stress
Tegen eind 2025 zullen veel ondernemers tegelijk willen overschakelen. Wij zorgen dat jij ruim op tijd klaar bent. - We benutten fiscale voordelen
Investeer je in 2025 in Peppol-compatibele software? Dan geniet je nog van 120% fiscale aftrekbaarheid. Wij zorgen voor de juiste verwerking in je aangifte.
PIA Group begeleidt je stap voor stap
De overstap naar Peppol hoeft geen hoofdpijn te zijn. Met PIA Group krijg je een partner die je proactief begeleidt, je administratie toekomstbestendig maakt en je boetes helpt vermijden.
Meer weten over onze diensten?
We helpen je graag verder.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief