Digitale facturatie, electronic invoice, digitaal aanleveren, … Het zijn termen die je als ondernemer ongetwijfeld al meermaals voorgeschoteld kreeg. Toch is nog niet iedereen hiermee even bekend, laat staan dat men ermee aan de slag gaat. We vertellen je daarom graag waarom je best vandaag al start met digitaal factureren.
Wat houdt digitaal factureren in?
In tegenstelling tot wat velen denken, is digitaal factureren meer dan zomaar jouw facturen versturen en ontvangen via PDF.
Bij digitaal factureren werk je namelijk met een digitale facturatietool. Wanneer je jouw aan- en verkoopfacturen in deze tool beheert, giet de applicatie ze in een speciaal formaat (UBL). Hierdoor kunnen de data 100% nauwkeurig en veilig worden verzonden tussen bedrijven en overheden via de digitale snelweg van Europa (Peppol). Dit gebeurt bovendien in real-time. Verder kunnen de data ook uitgewisseld worden met banken en andere applicaties.
Doordat je volledig papierloos werkt en niks meer hoeft in te scannen, is het werken met een electronic invoice anno 2023 een B2B-praktijk die steeds meer voorkomt. Hoog tijd dus dat ook jij hiermee aan de slag gaat, mocht je dit nog niet doen.
Vanaf 2025 verplicht in België.
Als ondernemer ken je het beter dan wie dan ook: de enorme rompslomp van het bijhouden en verwerken van aan- en verkoopfacturen, de bonnetjes en het nagaan wat nog betaald moet worden. Het is duidelijk dat dit dankzij digitaal factureren een pak eenvoudiger wordt.
Daarom heeft de Belgische overheid beslist om vanaf juli 2024 progressief het werken met een electronic invoice te verplichten voor ondernemingen met een jaaromzet die groter is dan 9 miljoen euro. Vanaf januari 2025 wordt er geen rekening meer gehouden met de jaaromzetten en zal e-facturatie voor iedere Belgische onderneming verplicht zijn.
De voordelen van digitaal factureren.
Nog niet overtuigd om te starten met digitaal factureren? Onderstaande voordelen geven ongetwijfeld de doorslag voor jou als ondernemer.
Tijdsbesparing
Je kan jouw verkoopfacturen automatiseren en professionaliseren met je eigen lay-out.
Je hebt een eigen digitaal archief waarin je steeds al je facturen, bonnetjes en tickets makkelijk kan terugvinden en doorzoeken.
2. Minder administratief werk
Je bonnetjes bijhouden (en terugvinden) was nog nooit zo makkelijk.
Jouw VISA-uitgavenstaten kan je eenvoudig digitaal doorsturen.
Jouw facturatietool koppelt gemakkelijk met je kassasysteem of online kasboek en boekhoudpakket: zo is je hele administratie met elkaar verbonden.
3. Real-time betalingsoverzicht dankzij de koppeling met je bank
Je ziet welke verkoopfacturen nog niet betaald zijn.
Je ziet welke aankoopfacturen je nog moet betalen en voorkomt zo extra (herinnerings)kosten.
Meerdere platformen staan je toe om rechtstreeks je open facturen in bulk te betalen.
4. Je accountant zal je nog liever zien, en omgekeerd!
Doordat je al jouw dossierstukken digitaal oplaadt, krijgt jouw accountant de nodige informatie sneller dan voorheen.
Je dossier is dus steeds up-to-date waardoor jij een correcte én snelle update van de financiële toestand van jouw zaak krijgt.
Wacht niet tot morgen, start vandaag!
Je leest het goed: de voordelen van digitaal factureren liggen voor het rapen, dus waarom wachten tot morgen? Daarbovenop kan je nu al zeker zijn van een goede begeleiding van de toolleverancier waardoor je de stormloop op het einde van volgend jaar vermijdt.
Weet je niet goed waar te beginnen? PIA Group helpt jou graag bij het vinden van de juiste digitale facturatietool of het optimaliseren van jouw financiële administratie. Aarzel dus niet om contact met ons op te nemen. De digitale specialisten van het PIA-team helpen je graag verder.
