Op heden is digitaal factureren met Peppol enkel verplicht voor bedrijven die samenwerken met de Federale of Vlaamse overheid. Na het bereikte akkoord van minister van Financiën Vincent Van Peteghem zullen ook bedrijven in de B2B vanaf 1 januari 2026 hiertoe verplicht worden. Jordy De Block, één van PIA Group’s digitale experts, legt je uit waarom je best proactief aan de slag gaat.
Digitaal factureren via Peppol?
Voor velen is Peppol nog een groot vraagteken. Jordy De Block: “De afkorting staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Het is een beveiligd netwerk, ingericht door de EU, waarmee Europese bedrijven veilig en uniform digitale facturen (XML en UBL) kunnen versturen én ontvangen. Door de juiste facturatie- en/of boekhoudsoftware worden de bestanden wereldwijd correct uitgelezen en automatisch verwerkt. In tegenstelling tot wat velen denken, is digitaal factureren via Peppol meer dan zomaar jouw facturen versturen en ontvangen via PDF. Hierdoor zal niet alleen de efficiëntie en transparantie van facturering verbeteren, maar ook de verwerking hiervan binnen de Europese Unie.”
Wat houdt het nieuwe akkoord in?
Op vandaag is elektronisch factureren via Peppol – ook wel e-invoicing of digitaal factureren genoemd – enkel verplicht voor bedrijven die facturen uitreiken aan de Federale of Vlaamse overheid. Door het nieuwe akkoord dat op 29 september 2023 bereikt is door minister van Financiën Vincent Van Peteghem, zullen ook bedrijven in de B2B-sector vanaf 1 januari 2026 onder deze verplichting vallen.
“Deze verplichte digitale facturatie tussen ondernemingen is ingevoerd om phishing en btw-fraudes tegen te gaan. Bovendien wil de overheid de btw-kloof verkleinen en volop inzetten op administratieve vereenvoudiging. Peppol is uniform en veilig voor de volledige Europese Unie waardoor eventuele achterpoortjes volledig kunnen worden uitgesloten”, zegt Jordy.
Daarom begin je best nu al.
“Alhoewel bedrijven in de B2B-sector pas vanaf 2026 verplicht digitaal moeten factureren via Peppol, raden we jou nu al aan om hieraan te beginnen. Want niet alleen jij, maar ook jouw klanten zullen hiermee moeten werken. Door dit nu al te doen, heb je een stapje voor. Bovendien zorgt het Peppol-netwerk niet alleen voor meer efficiëntie bij je boekhouder, maar ook in je organisatie én bij jouw klanten en leveranciers.”
Jordy somt nog enkele voordelen voor je op:
1. Tijdsbesparing. Het verwerken van facturen gaat in minuten in plaats van dagen. Facturen die binnenkomen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring betaald. Er is dus amper nog handmatig werk nodig.
2. Gezondere cashflow. Doordat jij jouw factuur sneller boekhoudkundig verwerkt, wordt ook jouw factuur sneller betaald. Kan dat ertoe leiden dat hij je factuur ook sneller zal betalen.
3. Beter inzicht financiële resultaten. De facturen worden onmiddellijk boekhoudkundig verwerkt, waardoor je steeds een up-to-date beeld krijgt van je inkomsten en uitgaven.
4. Meer efficiëntie. Peppol maakt het mogelijk om facturen snel en efficiënt te verzenden, ontvangen en verwerken, waardoor bedrijven tijd en geld besparen.
5. Verhoging van de transparantie. Door het gebruik van een standaardformaat voor elektronische facturen, zijn de facturen eenvoudiger uit te lezen. Hierdoor zijn ze transparanter en worden fouten in de verwerking vermeden. Ook zullen ze mogelijks tot op artikelniveau ingelezen kunnen worden.
6. Betere samenwerking. Peppol maakt een efficiëntere samenwerking tussen bedrijven onderling en met overheidsinstanties mogelijk.
7. Verhoogde beveiliging: Peppol maakt gebruik van beveiligde protocollen en technologieën om facturen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of vervalsing. Ieders identiteit is geverifieerd via een ondernemingsnummer zodat je steeds weet wie jouw ontvanger is.
“Ben je actief in B2B? Dan is overstappen naar het Peppol-netwerk onvermijdelijk. Anders zullen jouw facturen uiteindelijk niet betaald worden. Daarnaast negeer je niet alleen de regels die gelden voor alle deelnemende Europese landen, maar riskeer je ook verschillende boetes. Een reden te meer om hier nu al mee aan de slag te gaan en te genieten van de voordelen”, vertelt Jordy.
“Ik denk dat het ondertussen wel al duidelijk is dat je als ondernemer verplicht bent om digitaal te factureren via Peppol. Ons team begrijpt dat deze verplichting niet voor elke ondernemer even vanzelfsprekend is. Maar daarom zijn wij er om jou te adviseren en je te helpen bij het zetten van de juiste stappen!”
“De eerste stap in ons adviestraject is nagaan of je beschikt over de gepaste boekhoud-, ERP- of facturatiesoftware die kan samenwerken met het Peppol-netwerk. Heb je die niet? Dan zij wij er om een haalbare oplossing voor jou te realiseren binnen jouw budget. Daarna gaan wij het registratieproces doorlopen, zetten we de netwerktool op en voegen we de klantengegevens in de software in. Zo nodig leggen we een koppeling tussen de facturatiesoftware en het boekhoudpakket. Ten slotte leiden we je medewerkers op, zodat ze vanaf dag één vlot met de nieuwe software aan de slag kunnen. We doen er dus eigenlijk alles aan om jou als klant volledig te ontlasten en alles gebruiksklaar te maken”, legt Jordy uit.
Heb je vragen of laat je jou graag adviseren door het digitale transformatieteam? Aarzel dan niet en neem contact op met Jordy De Block.
