De fiscus staat voor de deur. Of toch niet?
Elke fiscale controle moet doorgaan op de plaats waar de boekhouding van de onderneming wordt bijgehouden. Meestal zal dit de maatschappelijke zetel van de gecontroleerde onderneming zijn maar in sommige gevallen kan dit ook één van de vestigingseenheden zijn. Het bezoek van de fiscus kan zowel aangekondigd als onaangekondigd gebeuren maar sowieso was het steeds aan de controleur om zich te verplaatsen.
Eens de controle ter plaatse doorgaat mogen echter wel kopieën van documenten worden gemaakt en mag zelfs een kopie van de export van de boekhouding worden meegenomen.
Wat met vragen vanop afstand?
Vanop afstand mag door de fiscus via een officiële vraag om inlichtingen specifieke informatie worden opgevraagd. De vragen mogen echter niet te algemeen zijn zodat het geen “phishing-actie” wordt. Het digitaal aanleveren van een export van de boekhouding was hierdoor verboden wegens veel te algemeen.
Werd deze vraag al eens gesteld zonder dat de fiscus ter plaatse kwam? Dan betrof dit een zuiver informele vraag waar de belastingplichtige aan mocht meewerken maar zeker niet moest. Er was dus geen enkele wettelijke verplichting en bijgevolg kon er ook geen enkele sanctie worden opgelegd.
Uiteraard zal een weigering de sfeer tussen de controleur, de onderneming en eventueel de accountant niet bevorderen wat in een later stadium alsnog gevolgen kan hebben.
Corona gooit roet in het eten
Sinds het uitbreken van de coronapandemie begin 2020 werd iedereen plots verplicht tot thuiswerk en tot het beperken van zijn of haar contacten. Voor de fiscus wou dit zeggen dat controles ter plaatse niet meer zo voor de hand liggend waren. Een boekhouding bij de belastingplichtige op locatie gaan bekijken en kopieën of zelfs een export ophalen verliep bijgevolg niet meer zo vlot als voorheen.
De wet van 27/06/2021 kwam tegemoet aan dit probleem en maakte het digitaal aanleveren van een export van de boekhouding verplicht. De vraag is sinds vorig jaar dus niet meer informeel en bijgevolg moet de belastingplichtige hieraan meewerken.
De export zal via een “beveiligd elektronisch platform van de FOD Financiën” moeten worden aangeleverd. Een zip-file versturen per e-mail, via wetransfer of Google drive is geen optie. Om het je gemakkelijk te maken heeft de fiscus bovendien stappenplannen uitgewerkt voor de meest courante boekhoudpakketten hoe deze export moet worden aangemaakt.
De verplichting geldt wel enkel voor boekhoudingen die geheel of gedeeltelijk elektronisch worden gevoerd.
Addertjes onder het gras
Laat duidelijk zijn dat het hier effectief gaat over een export van de boekhouding en geen afdrukken in pdf-formaat of geëxporteerde gegevens in Excel. Alle gegevens worden met andere woorden geëxporteerd wat maakt dat de fiscus veel meer informatie in handen krijgt dan een afdruk op papier ooit kan bevatten. De digitale beschikbaarheid maakt ook dat softwarematig zeer snel bepaalde zaken kunnen worden geanalyseerd en dat dit zaken aan het licht kan brengen waar vroeger over werd gekeken.
Een tweede addertje is dat de export bij voorkeur wordt beperkt tot de door de fiscus gecontroleerde periode. Bij de aankondiging van een controle dient door de fiscus steeds de gecontroleerde periode te worden aangeduid. Uiteraard mag steeds meer informatie worden aangeleverd maar dit geeft de fiscus dan ook meer mogelijkheden om evoluties van kosten en opbrengsten te analyseren.
Het positieve van deze wetswijziging is wel dat de fiscus haar controles veel gerichter zal kunnen voorbereiden waardoor de tijd die ze bij je doorbrengt beperkter zal zijn.
