Update: geïndexeerde onkostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen.

De nieuwe, geïndexeerde forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen geldt nog maar sinds februari 2023. Toch publiceerde de fiscus in juni 2023 een circulaire met een update van de bedragen en een aantal aangepaste toekenningsprincipes. Hierdoor moet je nóg meer opletten voor het bepalen van de forfaitaire onkosten. Om duidelijkheid te scheppen, zetten we de algemene principes voor je op een rijtje.   

Terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever

Ga je als werknemer of bedrijfsleider voor het werk op reis in het binnen- of buitenland? Dan maak je ongetwijfeld kosten zoals je overnachting, middagmaal of plaatselijke vervoerskosten. Deze ‘kosten eigen aan de werkgever’ worden door jou als werknemer/bedrijfsleider betaald, maar zijn eigenlijk voor de rekening van jouw werkgever of vennootschap. Zolang het maximumbedrag gerespecteerd wordt, wordt de terugbetaling van deze kosten niet als loon beschouwd. Worden de maximumbedragen overschreden? Dan zal de volledig betaalde vergoeding onderworpen worden aan de personenbelasting en/of sociale zekerheidsbijdragen.

Logements- en forfaitaire dagvergoedingen

Eerder dit jaar zijn de logementsvergoeding en forfaitaire dagvergoeding voor dienstreizen naar het buitenland aangepast. Ze verschenen in het Belgisch Staatsblad en treden meteen in werking.

We sommen de belangrijkste verandering voor je op:

• De logementsvergoeding omvat de overnachtings- en ontbijtkosten. Ook kleine uitgaven zoals maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kosten worden gedekt wanneer een werknemer of bedrijfsleider voor minstens 10 uur in het buitenland verblijft.

• De nieuwe forfaitaire dagvergoedingen houden rekening met de ontbijtkosten die voortaan opgenomen zijn in de logementsvergoeding. Er is dus geen aftrek van 15% van de forfaitaire dagvergoeding meer als de logementskosten ook het ontbijt omvatten.

• Als een personeelslid buiten het hotel ontbijt, dan kan dit terugbetaald worden als hij/zij een factuur binnen de grenzen van de maximale logementskosten kan voorleggen.

Sinds de nieuwe landenlijst werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, zijn ontbijtkosten dus niet langer inbegrepen in de dagvergoeding. Ter vervanging worden ze opgenomen in de logementsvergoeding, die nu niet alleen een vergoeding voor overnachting, maar ook voor ontbijt omvat. Deze vergoedingen zijn in principe belastingvrij en vrij van sociale bijdragen.

De terugbetaalde kosten kunnen forfaitair geraamd worden. Hierdoor zijn er geen bewijsstukken nodig om deze terugbetaling te verantwoorden. De betaalde vergoedingen moeten wel opgenomen worden in een 281.10 of 281.20 fiche. Maar let op: de logementsvergoeding is begrensd en moet wel steeds worden onderbouwd met bewijsstukken. Het bedrag van de vergoeding hangt af van het betrokken land en de duur van jouw verblijf.

De maximale vergoedingen die per land verkregen kunnen worden, worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De geüpdatete lijst van juni 2023 kan je hieronder terugvinden:

Hierbij staat ‘Categorie 1’ voor korte dienstreizen: < 30 dagen, maar langer dan 10 uur. ‘Categorie 2’ toont de vergoedingen voor de lange dienstreizen die meer dan 30 dagen duren.

Fiscus vs. RSZ

Duurt jouw dienstreis langer dan 30 opeenvolgende dagen? Dan zal zowel de fiscus als de RSZ bij het vaststellen van de forfaitaire vergoedingen dit als een lange reis beschouwen. Een korte reis duurt volgens beiden minimaal 10 uur. De vergoeding dekt de kost voor maaltijden en kleine uitgaven zoals drank en plaatselijk vervoer. Voor de logementsvergoeding, die de overnachtings- en ontbijtkosten omvatten, moet zoals eerder aangegeven steeds een bewijsstuk worden voorgelegd. Terwijl de fiscus hier geen maximumbedrag voor oplegt, doet de RSZ dit wel.

Wordt een deel van de kosten ter plaatste al door de werkgever/vennootschap betaald? Dan zal er een vermindering van de maximale forfaitaire vergoeding gebeuren. Deze vermindering geldt echter niet voor het ontbijt. Voor ontbijtkosten wordt de vermindering namelijk niet meer toegepast, ongeacht wie deze betaald. Daarbovenop schrapte de RSZ de vermindering voor kleine uitgaven, terwijl deze bij de fiscus is verhoogd naar 20%.  Belangrijk: deze verminderingen zijn nooit volledig van toepassing op de dag van vertrek of terugkeer, maar worden gehalveerd.  

Bovenstaande informatie kunnen we als volgt samenvatten:

Een voorbeeld maakt alles duidelijk

Als bedrijfsleider maakt Chloé een dienstreis naar Frankrijk met overnachting in Parijs. Ze vertrekt op maandag 28 augustus en keert terug op vrijdag 1 september. Haar ontbijt en avondmaal zijn inbegrepen in de kostprijs van het hotel dat rechtstreeks gefactureerd wordt aan haar vennootschap. Kleine uitgaven aan plaatselijk vervoer worden rechtstreeks door de vennootschap betaald.

Doordat Chloé 5 dagen op dienstreis is, is er sprake van een korte reis. Hierdoor valt ze binnen categorie 1. In dit geval is haar maximale dagelijkse forfaitaire vergoeding 100 (Frankrijk > categorie 1). Er wordt een vermindering van 45% in rekening gebracht voor het avondmaal (fiscus en RSZ). Ook de vervoerkosten zorgen voor een vermindering van 20% bij de fiscus. Dit zorgt voor volgende resultaten:

Heb je vragen over de forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met een PIA-kantoor in jouw buurt. Wij helpen je graag verder.