Van administratieve verplichting naar sturingsinstrument
Een goed opgebouwde boekhouding is voor internationale vzw’s geen noodzakelijk kwaad, maar een onmisbaar sturingsinstrument. Ze vormt de basis voor correcte rapportering aan het bestuur, transparantie richting subsidiënten en onderbouwde beslissingen door het management.
Cash-based versus resultaatgerichte boekhouding
Internationale vzw’s werken typisch met inkomsten die niet gelijklopen met het moment waarop kosten worden gemaakt. Twee inkomstenstromen keren steeds terug:
Lidgelden, die vaak aan het begin van het jaar integraal worden geïnd
Subsidies die toegekend worden voor meerdere jaren
Deze inkomsten zorgen voor een cash-based realiteit: het geld staat op de rekening, maar is bedoeld om gespreid te worden ingezet. Dat botst met de klassieke logica van de boekhouding, waar gewerkt wordt met:
een resultaatrekening per boekjaar
toewijzing van kosten aan het juiste jaar
verantwoording per project of subsidie
Zonder aangepaste structuur ontstaat al snel verwarring: resultaten die vertekend zijn, projecten die rendabel lijken maar dat niet zijn, of middelen die boekhoudkundig bestaan maar niet (meer) beschikbaar zijn in cash.
Projectwerking vraagt een specifieke boekhoudkundige aanpak
De meeste internationale vzw’s werken project-based. Activiteiten worden opgezet rond specifieke thema’s, programma’s of subsidieoproepen. Dat betekent dat zij tegelijk:
cash-based werken (wanneer middelen binnenkomen en uitgegeven worden)
én resultaatgericht moeten rapporteren (per project, per periode, per financier)
Die combinatie vraagt om projectboekhouding: een aanpak waarbij kosten en opbrengsten correct worden toegewezen aan het juiste project, ongeacht het moment van betaling.
De kantoren van PIA Group en de experts van PIA Advisory beschikken over de ervaring en tools om die vertaalslag te maken en zo de rendabiliteit en haalbaarheid van projecten inzichtelijk te houden. Niet alleen voor de boekhouding, maar ook voor projectmanagers en bestuur.
