Sinds 1 januari 2025 is de manier waarop btw-aangiften en betalingen worden verwerkt in België grondig veranderd. Deze hervormingen, vaak aangeduid als de modernisering van de 'btw-ketting', zijn ontworpen om het proces efficiënter, transparanter en gebruiksvriendelijker te maken. Maar wat houdt dit precies in? En wat zijn de gevolgen voor jouw bedrijf? We nemen je stap voor stap mee doorheen de belangrijkste wijzigingen.
1) Verlengde termijnen voor kwartaalaangevers
Eén van de meest zichtbare veranderingen is de nieuwe deadline voor het indienen van btw-aangiften door kwartaalaangevers. In plaats van de vroegere deadline van de 20e van de maand na het kwartaal, heb je nu tijd tot de 25e van diezelfde maand. Dit biedt ondernemers meer ruimte om hun administratie op orde te brengen.
Ben je een maandaangever? Dan verandert er niets: jouw deadline blijft de 20e van de volgende maand. Hoewel deze verandering voor sommigen klein lijkt, kan het een groot verschil maken in drukke periodes.
Let op! Er geldt ook geen uitzondering meer voor de indieningsdatum van btw-aangiften en intracommunautaire opgaven wanneer deze op een weekend of feestdag valt. Dit betekent dat de uiterste datum altijd de 20e of 25e van de maand blijft, ongeacht of dit een werkdag is.
Ook de zomerregeling zou niet langer van toepassing zijn!
2) De introductie van de provisierekening btw
Vanaf mei 2025 zal de klassieke btw-rekening-courant definitief plaatsmaken voor de provisierekening btw in MyMinfin. Dit systeem volgt het principe van de rekening-courant, maar is eenvoudiger voor zowel de onderneming als de Belastingdienst.
Met deze rekening kan je:
Terugbetalingen beheren: je beslist zelf of je het volledige of een deel van het saldo laat uitkeren.
Openstaande schulden vereffenen: gebruik het saldo om automatisch te betalen wat je nog verschuldigd bent.
Het nieuwe systeem vraagt wel om een meer gestructureerde aanpak van je administratie. Zorg dus dat je jouw btw-tegoeden nauwkeurig in beeld hebt om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden.
3) Strenger toezicht en automatische bestraffing bij vertraagde aangifte
Een opvallende verandering in 2025 is de strengere aanpak van de Belastingdienst bij te laat ingediende btw-aangiften. Als je jouw aangifte niet tijdig indient, ontvang je na drie maanden een voorstel van vervangende aangifte. Dit voorstel wordt berekend op basis van je hoogste aangifte van de afgelopen twaalf maanden, met een minimum van €2.100.
Je hebt vervolgens één maand om alsnog een correcte aangifte in te dienen. Doe je dit niet, dan wordt het voorgestelde bedrag definitief. Herhaaldelijke laattijdige indieningen kunnen leiden tot strengere controles en extra boetes, wat je administratie en financiën verder onder druk zet.
4) Nieuwe regels voor teruggave van btw-tegoeden
Ook de procedure rond btw-terugbetalingen is gewijzigd. Teruggaafverzoeken via een aangifte zijn nu alleen nog mogelijk voor het tegoed dat specifiek uit die aangifte voortvloeit. Heb je een tegoed uit eerdere periodes? Dan moet je dit via de provisierekening aanvragen.
Bovendien kunnen maandaangevers voortaan maandelijks hun btw-tegoed terugvragen en ontvangen binnen de 2 maanden na de aangiftetermijn. Een teruggave van een tegoed gebeurt slechts als alle btw-aangiften ingediend zijn voor de laatste 6 maanden en binnen de opgelegde termijn. De vergunning voor versnelde (maandelijkse) teruggave zal dan ook verdwijnen.
Voor belastingplichtigen die hun aangiften op kwartaalbasis indienen, blijven in principe de huidige termijnen van toepassing.
Kort samengevat moet je dus aan onderstaande voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen van een btw-tegoed:
1. Al jouw btw-aangiften van de afgelopen 6 maanden zijn tijdig ingediend.
2. De btw-aangifte waarvoor je een teruggave vraagt, is tijdig ingediend.
3. Het btw-tegoed dat je terugvraagt, bedraagt minstens €50.
4. De Belastingdienst moet over een geldig bankrekeningnummer van de onderneming beschikken.
5) Strikte deadlines voor communicatie met de fiscus
De antwoordtermijn voor vragen van de btw-administratie is sinds januari wettelijk vastgelegd op één maand. In spoedgevallen, zoals controles of vragen over btw-tegoeden, is deze termijn zelfs teruggebracht tot tien dagen.
Om aan deze strenge deadlines te voldoen, is het cruciaal om je administratie volledig en actueel bij te houden. Denk maar aan het snel kunnen leveren van facturen, bonnetjes en andere gevraagde documenten.
Domiciliëring in 2026? Wat brengt de toekomst…
Hoewel de meeste wijzigingen in 2025 worden doorgevoerd, staat er nog een belangrijke verbetering op de planning: btw-betalingen via domiciliëring. Vanaf 2026 wordt het namelijk mogelijk om automatische betalingen in te stellen, waardoor je geen deadlines meer mist en de kans op boetes verder wordt verkleind.
Hoe bereid je jouw onderneming voor?
De nieuwe btw-regels betekenen niet alleen dat je jouw processen moet aanpassen, ze bieden ook kansen om efficiënter te werken. Enkele tips om je bedrijf klaar te stomen:
1. Digitaliseer je administratie: een goed overzicht van je btw-tegoeden en -verplichtingen is nu belangrijker dan ooit.
2. Plan je deadlines zorgvuldig: maak gebruik van kalender-alerts om geen enkele deadline te missen.
3. Schakel een btw-expert in: bij twijfel of complexe situaties kan een btw-expert je helpen om boetes en andere problemen te voorkomen.
Heb je vragen? Onze btw-experts helpen je graag!
Met deze nieuwe regels verandert er in 2025 veel voor ondernemers. Heb je vragen of zorgen? Neem gerust contact met ons op. Ons team van btw-specialisten staat klaar om je te ondersteunen.
