Onze arbeidsmarkt wordt steeds flexibeler en dat merken ondernemers elke dag. Voor pieken in de werkdruk of specifieke expertise doen veel bedrijven een beroep op freelancers of zelfstandige medewerkers. Logisch, want het biedt wendbaarheid, snelheid en soms ook fiscale voordelen. Maar let op: er schuilen ook risico’s in die samenwerking. Vooral op juridisch vlak. We geven je graag enkele heldere inzichten mee, zodat jij met kennis van zaken en vertrouwen kunt samenwerken.
Schijnzelfstandigheid: wat als de samenwerking anders geïnterpreteerd wordt?
Het grootste risico bij freelance- en zelfstandige opdrachten? Dat de samenwerking later wordt herbekeken als een echte arbeidsovereenkomst. In dat geval spreken we van schijnzelfstandigheid. En de gevolgen voor jou als opdrachtgever kunnen zwaar doorwegen…
Achterstallige RSZ-bijdragen (zowel werkgevers- als werknemersdeel)
Inhaalbetalingen voor bedrijfsvoorheffing
Boetes en nalatigheidsinteresten
Mogelijke loonvorderingen: achterstallig loon, vakantiegeld, eindejaarspremie...
Of er sprake is van schijnzelfstandigheid, wordt beoordeeld aan de hand van enkele sleutelfactoren: heeft de freelancer vrijheid om zijn werk te organiseren? Mag hij z’n werktijd zelf bepalen? Is er sprake van hiërarchische controle? Hoe meer vrijheid, hoe kleiner het risico.
Ook voor de freelancer zijn er gevolgen.
Hoewel de meeste risico’s bij de opdrachtgever liggen, is ook de freelancer niet immuun:
Hij of zij moet zich opnieuw laten inschrijven bij een sociaal verzekeringsfonds
Terugbetaling van sociale bijdragen komt er pas na een rechterlijke uitspraak
Mogelijk verlies van fiscale voordelen voor zelfstandigen
Onzekerheid over sociale rechten tijdens de herkwalificatieperiode
Kortom: schijnzelfstandigheid creëert onduidelijkheid aan beide kanten. En dat is net wat jij als ondernemer wil vermijden.
Een praktijkvoorbeeld met dure gevolgen
Een IT-bedrijf werkte met meerdere freelance developers. Tijdens een RSZ-controle werden deze opdrachten geherkwalificeerd naar een arbeidsrelatie. Waarom?
De freelancers moesten op kantoor werken
Ze voerden dezelfde taken uit als werknemers
Ze moesten rapporteren en verantwoorden bij afwezigheid
Het kostenplaatje? Meer dan 150.000 euro aan sociale bijdragen en boetes.
Do’s & don’ts bij samenwerken met zelfstandigen
Wil je problemen vermijden? Let dan zeker op deze aandachtspunten:
DO’s
Zorg voor een heldere, professionele dienstverleningsovereenkomst. Enkele cruciale elementen:
Preambule
Leg vast dat het om een zelfstandige samenwerking gaat en dat beide partijen bewust akkoord zijn.
Exoneratieclausules
Beperk je aansprakelijkheid, met oog voor de B2B-wetgeving.
Opzeggingsbepalingen
Voorzie redelijke termijnen en vergoedingen bij stopzetting.
Confidentialiteit
Leg geheimhouding niet enkel op aan de vennootschap, maar ook aan de persoon achter de freelancer.
Werkorganisatie
Geef de freelancer voldoende vrijheid. Denk aan plaats, tijdstip en manier van werken.
DON’Ts
Vermijd alles wat lijkt op een klassieke werkgever-werknemerrelatie:
Een gelijke policy voor werknemers en freelancers (bijv. over laptop, gsm, wagen...)
Evaluatiegesprekken zoals bij vaste medewerkers
Vakantie laten goedkeuren
Ziekteattesten vragen
Freelancers op de personeelslijst zetten
Termen als “vakantiegeld” of “eindejaarspremie” gebruiken
Samengevat? Wees slim, niet roekeloos
Samenwerken met freelancers kan een geweldige troef zijn voor jouw onderneming. Maar enkel als je het juist aanpakt. Onze PIA-kantoren en advisory-experts denken graag met je mee: juridisch, fiscaal en strategisch.
Vragen over jouw contracten of risicoanalyse nodig? Onze boekhouders en experts helpen je met duidelijke overeenkomsten, fiscale optimalisatie en praktische tips.
