Le registre UBO recueille les données des sociétés belges et d’autres entités juridiques depuis octobre 2018. Il s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Concrètement, même en tant que société ou association, vous devez donc être attentif à l’identité du bénéficiaire effectif (« Ultimate Beneficial Owner » ou UBO). Soyons honnêtes, cela reste une tâche administrative fastidieuse pour de nombreux entrepreneurs et ASBL.
Pourquoi doit-on s’enregistrer dans le registre UBO ?
Les données inscrites dans le registre UBO permettent de lutter contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Vu que les autorités savent ainsi quelle personne « en chair et en os » se cache derrière chaque entité juridique, elles peuvent mener des enquêtes plus approfondies en cas de suspicion de pratiques douteuses.
Qui est le bénéficiaire dans votre société ou autre entité juridique ?
Tant les sociétés que d’autres entités juridiques telles que les ASBL et les fondations, les trusts et les fiducies, ainsi que les constructions juridiques similaires aux trusts ou aux fiducies sont soumises à l’obligation d’enregistrement dans le registre UBO. Cette obligation s’applique en principe à toute « personne redevable d’information », mais le terme UBO (Ultimate Beneficial Owner) vise toute personne physique qui est propriétaire ou qui contrôle cette personne redevable d’information.
On distingue trois catégories de personnes physiques :
- Toute personne qui détient directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote.
- Toute personne qui exerce un contrôle sur votre société. Pensez notamment aux pactes d’actionnaires, aux droits de veto ou au pouvoir de nommer la majorité des membres de l’organe d’administration…
- Si les catégories 1 et 2 ne permettent pas d’identifier de bénéficiaires effectifs, il faut alors se tourner vers le personnel dirigeant supérieur, tels que le CEO, le gérant ou les membres du comité de direction.
Les deux premières catégories sont cumulatives, la troisième catégorie n’est appliquée que si aucun UBO n’est identifié dans les catégories 1 et 2.
Si les actionnaires/administrateurs d’une entité redevable d’information sont eux-mêmes une ou plusieurs entités juridiques, il convient de vérifier qui en sont les actionnaires/administrateurs. L’UBO est, en effet, toujours une personne physique.
Qui fournit les informations au registre des UBO ?
En tant qu’administrateur de votre société ou d’une autre entité juridique, vous êtes tenu de fournir les informations relatives au(x) UBO. Mais un UBO a, lui aussi, des responsabilités. Il est, en effet, tenu de communiquer toutes les informations nécessaires.
Ces données doivent en outre être confirmées chaque année. Vous avez soumis vos données, mais une modification est intervenue ? Vous devez alors communiquer les modifications au registre UBO dans le mois qui suit.
Heureusement, nos conseillers-comptables peuvent se charger de cette obligation à votre place. Nos bureaux PIA comprennent parfaitement que cette obligation représente une charge administrative supplémentaire et chronophage pour vous. Nous nous chargeons donc de l’enregistrement et de la reconfirmation de vos données.
Quelles données sont enregistrées ?
Les informations suivantes doivent être enregistrées pour les sociétés :
- Prénom et nom de famille ;
- Date de naissance ;
- Nationalité(s) ;
Si l’administrateur de votre société n’est pas belge, vous pouvez demander un « token » auprès du SPF Économie. Vous pouvez également donner un mandat externe, mais cela n’est possible que si l’administrateur dispose d’un numéro BIS. Sans numéro BIS, vous devez envoyer un mandat papier au SPF Finances.
- Adresse complète de résidence ;
- La date à laquelle vous êtes devenu UBO ;
- Numéro de registre national ou numéro BIS ;
- La ou les catégories d’UBO dont vous relevez ;
- Si vous êtes un UBO isolé ou avec d’autres personnes ;
- Tous les documents pouvant prouver que les informations relatives à l’UBO sont correctes, exactes et à jour ;
- Le fait que vous êtes un UBO direct ou indirect ;
- Les coordonnées de tous les intermédiaires sont nécessaires en cas d’UBO indirect.
Qui peut consulter vos données UBO ?
Outre certaines autorités telles que la police, le parquet et le fisc, les professions qui doivent transmettre des données dans le cadre d’une enquête sur les clients, telles que les comptables, les notaires et les avocats, ont également accès au registre UBO.
Heureusement, toutes les données ne sont pas visibles par tout le monde. À cet égard, votre numéro de registre national et votre adresse de résidence restent invisibles pour ceux qui doivent démontrer un intérêt légitime. En cas de danger, vous pouvez, en outre, vous-même demander que vos données soient mieux protégées.
Sanctions possibles en cas de non-respect
En tant qu’administrateur ou gérant, vous risquez une amende administrative de 250,00 € à 50 000,00 € dans 3 cas :
- Si vous ne communiquez pas (dans les délais) les informations requises au registre UBO ;
- Si vous communiquez des informations incomplètes ou incorrectes ;
- Si vous ne confirmez ou n’actualisez pas les informations requises au moins une fois par an.
Les UBO qui ne communiquent pas leurs informations à la société concernée peuvent également se voir infliger une amende similaire.
Radiation de la Banque-Carrefour des Entreprises
Outre les sanctions précitées, votre société ou association peut également être automatiquement radiée de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). L’Administration générale du Trésor du SPF Finances a ainsi récemment radié 20 795 entités de la BCE. La BCE espère de cette manière encourager les entités radiées à se conformer à la législation anti-blanchiment et identifier les entités inactives. Attention : dans une deuxième phase, plus de 8 000 autres entités seront bientôt radiées. Ces radiations sont visibles pour tous les services publics ou citoyens qui consultent la BCE via son site web.
Une telle radiation automatique intervient en cas :
- de défaut de communication d’informations au registre UBO et de publication au Moniteur belge au cours des sept dernières années.
- de non-respect de l’obligation de fournir des informations au registre UBO dans les 60 jours qui suivent l’imposition d’une amende administrative.
- de non-respect de l’obligation de mise à jour annuelle.
Quels changements et quelles nouveautés ?
En octobre 2025, le député Vincent Van Quickenborne a plaidé devant la commission des Finances en faveur d’une simplification en profondeur du registre UBO. Le ministre Jan Jambon a confirmé que l’on travaillait à une nouvelle version plus conviviale du registre, avec des liens vers MyMinfin, le registre national, la BCE et eStox.
Grâce à ces liens, vous ne devrez remplir les informations qu’une seule fois, ce qui réduira considérablement la charge administrative. La nouvelle version est attendue pour mi-2026. Une bonne nouvelle, surtout pour les petites entreprises.
Comment PIA Group et ses bureaux vous aident-ils dans ce domaine ?
PIA Group comprend parfaitement que vous préfériez externaliser ces tâches fastidieuses afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre entreprise ou votre ASBL. À cet égard, nous vous aidons volontiers à vous enregistrer et/ou à renouveler chaque année votre inscription au registre UBO.
Même si rien n’a changé, nous veillons à ce que tout reste conforme. Et lorsque le lien simplifié sera mis en place en 2026, nous vous accompagnerons afin que votre entreprise en tire le meilleur parti.
FAQ registre UBO
Que signifie exactement UBO ?
Toutes les entreprises doivent-elles s’inscrire au registre UBO ?
À quelle fréquence dois-je confirmer mes données UBO ?
Que se passe-t-il si je ne respecte pas mon obligation UBO dans les délais ?
Que se passe-t-il si je suis radié de la BCE ?
Qui a accès à mes données UBO ?
Quels changements sont prévus pour le registre UBO en 2026 ?
Puis-je effectuer moi-même mon enregistrement UBO ?
Que peut faire PIA Group pour moi ?
Comment savoir si mon entreprise est toujours correctement enregistrée ?
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Nous vous aidons avec plaisir.
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