Reminder: vergeet de verruimde ficheverplichting niet!

Als werknemer of bedrijfsleider maak je soms kosten ten laste van de werkgever of vennootschap. Uiteraard kan je hiervoor beroepen op een onkostenvergoeding. Terugbetalingen van deze ‘kosten eigen aan de werkgever of vennootschap’ zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer/bedrijfsleider. Daarnaast vormen ze een aftrekbare beroepskost in hoofde van de werkgever/vennootschap.

De terugbetaling van deze onkosten kan op twee manieren gebeuren:

1.      op basis van werkelijk bewijsstukken

2.      op basis van een vooraf vastgelegd forfait

Verder voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming (“ernstige norm”) voor bepaalde onkosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de terugbetaling van dienstreizen in België en de kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met eigen vervoer. Ook voor andere uitgaven zoals thuiswerk- en representatiekosten kan de werkgever dit op forfaitaire basis terugbetalen. Deze forfaitaire raming is meestal afhankelijk van de feitelijke omstandigheden.

Vóór het inkomstenjaar 2022 was de rapporteringsverplichting van de onkostenvergoeding vrij eenvoudig: een simpele vermelding van de terugbetaalde onkosten op de fiscale fiches 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders) was voldoende. De vermelding van de exacte bedragen was dus niet nodig en werd enkel in uitzonderlijke gevallen opgevraagd. Zo moest het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten wél al vermeld worden bij de forfaitaire vergoedingen waar niet overeenkomstig ernstige normen zijn vastgesteld.

Sinds de wetswijziging geldt er echter een verruiming van bovenstaande aanpak. Zo moet voor elke terugbetaalde onkostenvergoeding, die al dan niet forfaitair is, het werkelijk terugbetaalde bedrag vermeld worden op bovengenoemde fiscale fiches. Let op: ook een afboeking via de rekening-courant van de zaakvoerder wordt als terugbetaling aanzien.

Omdat deze wetswijziging een impact heeft op de in 2023 opgestelde fiches voor het inkomstenjaar 2022, vatten we de fichevermeldingen nog even samen:

Bij de terugbetaling van de onkostenvergoedingen moet de fiscus echter wel waakzaam zijn voor het ‘dubbel gebruik’. In dat geval zouden de kosten zowel op basis van de werkelijke bewijsstukken als op basis van een vooraf vastgelegd forfait worden terugbetaald. Als de onkostenvergoeding bijvoorbeeld de onderhoudskosten voor de bedrijfswagen omvat, spreekt het voor zich dat de aparte bonnetjes van de carwash niet extra worden terugbetaald.

Door de transparantie van de verruimde ficheverplichting hoopt de fiscus dergelijk dubbel gebruik en fiscale fraude te bestrijden.

Wie deze verruimde rapporteringsverplichting niet volgt, kan een sanctie krijgen. Merk hierbij op dat de sancties afhankelijk zijn van het type onkostenvergoeding.

Zo heeft het niet correct vermelden van de forfaitaire onkostenvergoedingen, de niet-aftrekbaarheid van de terugbetaling tot gevolg. Daarnaast kan dit ook aanleiding geven tot het toepassen van de aanslag geheime commissielonen.

Verder kan je een administratieve sanctie opgelegd krijgen als jouw kosten, die terugbetaald worden op basis van bewijsstukken, niet correct vermeld worden. Deze kosten zullen voor de duidelijkheid wel nog steeds aftrekbaar blijven. In tegenstelling tot bij de forfaitaire onkostenvergoeding, kan dit geen aanleiding geven tot het toepassen van de aanslag geheime commissielonen.

Omdat niemand graag sancties krijgt, raden we jou dan ook aan om de kosten van jouw vennootschap rechtstreeks als vennootschap te betalen. Ook als werkgever doe je dat beter onmiddellijk zelf, zo voorkom je problemen met de onkostenvergoeding.

Heb je vragen na het lezen van dit artikel toch nog vragen over de verruimde ficheverplichting? Aarzel dan niet om contact op te nemen met een PIA-kantoor in jouw buurt. Wij helpen je graag verder.