Digitalisering

Met een geautomatiseerd purchase-to-pay proces bespaar je veel tijd en geld.

Philippe Van den Bossche en Jordy De Block

•

28 mei 2024

Het purchase-to-pay proces staat centraal in jouw onderneming. Een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en uiteindelijk wordt de factuur betaald. Makkelijk, toch? Maar de praktijk toont iets anders. Dit proces vraagt namelijk veel menselijke tussenkomsten en kan dus heel arbeidsintensief zijn. Hierdoor kom je als ondernemer in aanraking met fouten, en fouten kosten je bedrijf geld. Gelukkig bestaan er oplossingen om dit proces optimaal in te richten en te automatiseren. Onze experts, die niet alleen het digitale proces maar ook het proces van betalingen goed begrijpen, vertellen je er graag meer over.

Wat is purchase-to-pay?

Purchase-to-pay, ook wel gekend als P2P of ‘procure to pay’, is het integrale proces van de operationele inkoop, de plaatsing van bestellingen en het verwerken en betalen van de aankoopfactuur. Dit proces kent verschillende stappen zoals het aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangen van registratie, de facturatie en betaling. Het is een proces waarin manuele taken vaak kunnen worden geautomatiseerd. En dat kan je doen aan de hand van de juiste software oplossingen, die vandaag misschien al gebruikt worden in jouw bedrijf. Dat bespaart niet alleen tijd en geld, maar verkleint ook het risico op menselijke fouten.

Voorbeeld van een P2P-proces:

Waarom het P2P-proces automatiseren?

De verschillende stappen in het P2P-proces zijn van nature niet met elkaar gekoppeld. Als we alles effectief en efficiënt willen laten werken, is er dan ook behoefte aan een geautomatiseerd P2P-traject om deze data en processen op elkaar af te stemmen.

Herken je één van onderstaande aspecten? Dan kan zo’n geautomatiseerd purchase-to-pay proces je bedrijf heel wat tijd en geld besparen:

Aankoopfacturen worden via e-mail ontvangen, maar worden dan nog afgedrukt voor controle en archivering. Vervolgens gaan ze op papier het hele bedrijf rond ter goedkeuring.
De facturen worden niet echt gecontroleerd of worden niet afgestemd met bestellingen en leveringen.
De facturen worden nog handmatig ingeboekt.
Iedereen in het bedrijf kan bestellingen plaatsen, ongeacht het bedrag en bij de leverancier die ze zelf verkiezen. Er is dus geen centraal aankoopbeleid.

Welke P2P-deelprocessen kan je automatiseren en optimaliseren?

Bij het automatiseren en optimaliseren van P2P-processen kan men 3 grote deelprocessen van elkaar onderscheiden:

De factuurverwerking gebeurt nog (deels) op papier.

Het complete P2P-proces, van inkoop tot de betaling van de aankoopfacturen en inclusief de controle en goedkeuring, wordt nog handmatig op papier uitgevoerd. Dit is vaak tijdsintensief en daardoor ook erg foutgevoelig.
Door het integreren van een gepaste P2P-tool of een geschikt ERP-pakket die de verschillende fases in het project in een geautomatiseerd en gedigitaliseerd proces giet, kunnen we al heel wat automatiseringen doorvoeren.

2. De controle en goedkeuring van je facturen is nog niet geautomatiseerd.

Worden jouw facturen wel al digitaal verwerkt, maar is dit nog niet zo voor de controle en goedkeuring? Dan is een digitale goedkeuringsflow of automatische 3-way match een logische vervolgstap.
Dankzij een digitale goedkeuringsflow worden de aankoopfacturen automatisch via een digitale weg doorgestuurd naar de bevoegde goedkeurder. Deze kan de factuur via een app raadplegen, nakijken en goedkeuren.
Afhankelijk van jouw interne proces kan je hier ook 3-way matching aan toevoegen, waarbij de factuur automatisch met de bestelling en de ontvangst vergeleken wordt.

3. Je gaat voor een volledig gedigitaliseerd P2P-proces.

Als voorgaande stappen zijn ingericht en je ervaring hebt opgedaan met de geautomatiseerde factuurafhandeling, kan je overstappen naar een volledig papierloos proces. In dat geval werk je met e-facturen die via het PEPPOL-platform worden ontvangen en quasi automatisch worden ingeboekt.
Hierbij kunnen we dan ook facturen vergelijken met de bijhorende contracten/prijsafspraken van een leverancier. We zorgen er dan ook voor dat de uitgevoerde betalingen kunnen worden aftoetst met de ontvangen aankoopfacturen.

Lees hier hoe je facturen stuurt en ontvangt via Peppol.

Het spreekt voor zich dat niet elk deelproces toepasselijk is voor jouw organisatie. Onze experts zitten dan ook graag met jou samen om kritisch naar de bestaande processen te kijken, deze in kaart te brengen en ze te automatiseren of te optimaliseren waar nodig.

De voordelen van een geautomatiseerd P2P-proces.

Een geautomatiseerd purchase-to-pay proces brengt heel wat voordelen met zich mee. We sommen de belangrijkste voor je op.

Kostenbesparing en groei: door te automatiseren wordt de verwerkingstijd per inkoop/factuur kleiner. Hierdoor kan je als groeiend bedrijf het toenemend aantal facturen makkelijker verwerken met minder mensen, of gebruikmaken van de korting voor contante betaling.
Controle: facturen en bestelbonnen die blijven liggen of verloren gaan, behoren tot het verleden. Digitaal opslaan en verwerken van P2P-gegevens zorgt voor een overzichtelijke administratie en zorgt dat alles beter gecontroleerd kan worden. Foute of dubbele facturen worden tijdig ontdekt, zodat een creditnota kan worden aangevraagd.
Inzicht in de aankopen: normaal heb je pas inzicht in je aankopen wanneer de factuur binnenstroomt. In een geautomatiseerd P2P-proces heb je meteen inzicht bij het registreren van de bestelling. Dit zorgt voor een up-to-date overzicht van alle aanvragen, bestellingen, (nog te) ontvangen facturen en actuele budgetten.
Betere informatiedoorstroming binnen je bedrijf: een goed purchase-to-pay proces zorgt voor een betere communicatie tussen afdelingen en voorkomt onnodige discussies. Medewerkers kennen altijd de status van hun bestelling. Ook de boekhouding is steeds op de hoogte van waarom een bepaalde factuur misschien geblokkeerd werd voor betaling en/of waar deze factuur zich in het proces bevindt.
Structuur: dankzij het P2P-proces krijg je een duidelijkere structuur en sta je in een betere positie om af te dwingen dat aankopen via de vastgelegde procedures verlopen. Zo kan je bijvoorbeeld duidelijk vastleggen wie bestellingen kan plaatsen, facturen kan goedkeuren of bij welke leveranciers besteld mag worden.
Duurzaamheid: digitale archivering en processen zorgen voor het elimineren van papierwerk, archiefruimte en energieverbruik van randapparaten.

Heb je het gevoel dat bepaalde fases van jou P2P-proces efficiënter of effectiever kunnen verlopen? Aarzel dan niet en neem contact op met onze digitale experts. Zij helpen jou graag bij het automatiseren en optimaliseren van jouw workflow.