Btw

Zo maak je van btw een groeimotor voor jouw bedrijf!

Glenn Van Hemelrijck

•

23 mei 2024

De belasting op de toegevoegde waarde is bij iedere ondernemer een gekend gegeven, maar daarom niet je favoriete prioriteit. Ja, je belangrijkste bekommernis is om aan je verplichtingen te voldoen, want anders riskeer je een boete. Maar wat als je nu eens op een andere manier naar de btw kijkt? Dan kom je tot de conclusie dat het ook een groeimotor voor je bedrijf kan zijn. Benieuwd hoe dat precies werkt? De btw-experts van PIA Advisory leggen het je graag uit.

De btw, hoe werkt dat ook alweer?

De btw of belasting op de toegevoegde waarde is een indirecte en operationele belasting die wordt geheven op de verkoop van goederen en diensten. Als zelfstandige ondernemer ben je in de meeste gevallen btw-plichtig en fungeer je als belastingontvanger in opdracht van de Belastingdienst. In de btw-keten wordt deze belasting namelijk toegevoegd bij elke stap van de productie en distributie. Enerzijds ontvang je de btw die je aan jouw klanten in rekening brengt, maar anderzijds moet je ook bijhouden hoeveel btw je zelf op je aankopen betaalt. Ontvang je meer btw dan je betaalt? Dan moet je het verschil tussen beide bedragen doorstorten aan de Belastingdienst. In de omgekeerde situatie krijg je het verschil terugbetaald.

Zoals de meesten wel weten, zijn er heel wat specifieke regels aan de btw verbonden. En dat is begrijpelijk, want velen hebben niet door dat deze belasting een invloed kan hebben op de groei van je bedrijf. De btw heeft namelijk een directe invloed op je kaspositie.

Btw als onbekende joker binnen jouw bedrijf.

De btw houdt rekening met de economische werkelijkheid van je bedrijf waarbij de feiten steeds doorslaggevend zijn. Als je de kosten, opbrengsten en bedrijfskasstroom van je bedrijf wil optimaliseren, moet je op onderstaande 3 pijlers letten:

PIJLER 1: De structuur van jouw organisatie.
PIJLER 2: Je sectorspecifieke eigenschappen.
PIJLER 3: De btw-formaliteiten en processen binnen je bedrijf.

Door bovenstaande pijlers samen met onze btw-experts (proactief) te analyseren, bekijk je de btw ook eens vanuit een andere hoek. Hierdoor bekom je een verbeterde werkwijze die ervoor zorgt dat de kosten, opbrengsten en kasstroom van je bedrijf worden geoptimaliseerd en je dus ook zal groeien.

PIJLER 1: Je organisatiestructuur beïnvloedt de btw.

Als we inzoomen op de eerste pijler, zien we dat jouw organisatiestructuur een beïnvloedbare factor is voor je btw-optimalisaties. We moeten dan ook met het onderstaande rekening houden:

Heb je 1 of meerdere vennootschappen? Bijvoorbeeld een holding, werkmaatschappij en/of vastgoedvennootschap.
Werk je als agent, commissionair of onder een buy-sell? Er is bijvoorbeeld een verschil tussen ‘in eigen naam werken’ en ‘in naam en voor rekening van X werken’.
Wat is jouw logistieke organisatie? Doe je bijvoorbeeld aan dropshipping, vervoer je jouw goederen zelf of laat je ze door je klanten ophalen?
De contractuele bepalingen met klanten en leveranciers: Wat zijn bijvoorbeeld hun betalingstermijnen?

Btw-tip #1: “Zo word je geen btw-bank.”

Stel dat je jouw klant een factuur stuurt van €1.210, waarvan €210 btw. De afgesproken betalingstermijn is 30 dagen, maar na deze periode is je factuur nog niet betaald. Hierdoor zit je in een ongemakkelijke situatie. De btw-aangifte komt eraan en jij bent momenteel ‘de bank’ aan het spelen doordat je klant je factuur nog niet heeft betaald. Maar als ondernemer moet je die btw wel gewoon al aan de Belastingdienst betalen, ook als jouw klant jouw factuur nog niet betaald heeft.

Beland je in deze situatie bij meerdere klanten of bij een zeer grote bestelling? Dan kan dit een negatief effect hebben op jouw cashflow. Iets wat je absoluut wil vermijden. Denk dus samen met onze btw-experts proactief en beter na over je betalingstermijnen zodat je kan zorgen voor btw-cashflow optimalisaties.

Ook het IT-profiel van je organisatie is een doorslaggevende factor. Ben je bijvoorbeeld een digitale organisatie of werk je nog op papier? Sta je open voor de OSS-aangifte en hoe zit het met je buitenlandse btw-registraties?

Btw-tip #2: “Maximale automatisatie van je btw-proces zorgt voor een kostenbesparing.”

Wist je dat de gemiddelde kost voor het handmatig verwerken van een factuur €50/document is? Als je ervoor zorgt dat alles automatisch in jouw ERP-systeem vloeit, kan je die kost beperken tot €20/document, alleen al omdat je er minder lang aan bezig bent. Hierdoor bespaar je €30 die je aan iets anders kan besteden. Maximale automatisatie van je btw-proces kan je dus heel wat kosten besparen. Ook hierover denken onze btw-experts graag met je mee.

PIJLER 2: Sectorspecifieke eigenschappen hebben een doorslaggevende factor.

De tweede pijler vertelt ons dan weer dat de eigenschappen van de sector waarin je actief bent ook een impact hebben op de optimalisatie van de btw. Deze factoren spelen daarbij een rol:

Wie zijn jouw klanten? Zijn dat belastingplichtigen of particulieren? En hebben ze al dan niet recht op aftrek?
Wat is de aard van jouw geleverde prestaties? Bied je goederen, diensten of een mix van beide aan?
Jouw goederen of diensten kunnen aan verschillende tarieven onderworpen zijn of worden vrijgesteld van de btw?
Is er een andere wetgeving die de werking van de btw binnen jouw organisatie kan beïnvloeden?

Btw-tip #3: “Ga in overleg met de Belastingdienst.”

Wist je dat iedere zelfstandige ondernemer in overleg kan gaan met de Belastingdienst om ‘een ruling’ te bespreken? Zo’n ruling of voorafgaande beslissing is een beslissing waarmee de FOD Financiën bepaalt hoe de belastingwetten op jouw specifieke situatie worden toegepast.

In de vastgoedsector zijn er de afgelopen twee jaar bijvoorbeeld enorm veel rulings toegekend bij de nieuwe wetten rond afbraak en heropbouw. Denk hierbij maar aan de afweging tussen 6% of 21% btw, of de vraag of het om renovatie of nieuwbouw gaat. Het zijn allemaal zaken die vooraf met de Belastingdienst, en project per project, kunnen worden vastgelegd.

Ook in de farmaceutische sector komt dit regelmatig voor. Deze sector heeft namelijk een zeer nauwe band met de sociale zekerheid waardoor de prijzen van hun producten vaak geplafonneerd worden. Stel dat je bijvoorbeeld een ruling afsluit waarin staat dat de btw op de geplafonneerde brutoprijs van 21% naar 6% mag dalen. Dan zorg je er via de btw voor dat je brutomarge stijgt met 15%, en hierdoor verdien je geld.

Laat het dus duidelijk zijn dat de mix tussen de btw-regels en de sectorspecifieke eigenschappen, in combinatie met een goed doordachte prijsstrategie, een aanzienlijk commercieel voordeel aan jouw organisatie kan bieden.

PIJLER 3: Duidelijke btw-processen voorkomen onaangename verrassingen.

De derde en laatste pijler gaat in op de btw-formaliteiten en processen binnen je bedrijf. De lidstaten van de Europese Unie wil namelijk steeds harder inzetten op de strijd tegen fiscale fraude waardoor de btw-controles in de zeer nabije toekomst nóg strenger zullen worden. Het is dus belangrijker dan ooit om te focussen op duidelijk, geschreven processen.

Hoe kan je, samen met onze specialisten, anticiperen op de strengere btw-controles?

Zorg voor duidelijk uitgeschreven btw-processen, bijvoorbeeld in een PowerPoint.
Documenteer al je in- en uitgaande goederen- en dienstenstromen.
Gebruik interne tools om btw-rapportage te ondersteunen en voer de nodige btw-scan uit.
Maak voorafgaande akkoorden met de Belastingdienst (ook cross-border).

Btw-tip #4: “Schriftelijk documenteren voorkomt boetes.”

Stel dat je een nieuw ERP-systeem hebt geïmplementeerd. Dit volledige proces heb je samen met een externe consultant gedaan, maar deze persoon is nu niet meer tot jullie beschikking en heeft hiervan niets gedocumenteerd. Hierdoor is er nu dus eigenlijk niemand die 100% weet hoe je de nodige btw-updates moet doorvoeren in je ERP-pakket in geval van een wijziging in de supply-chain of bij een wijziging van de activiteiten van de organisatie. Na enkele jaren klopt de btw-controle bij jullie aan. Hieruit blijkt dat jullie btw-rapportage helemaal niet klopt, want er zijn geen btw-updates meer gebeurd. Hierdoor weerspiegelt jullie boekhouding niet langer de economische werkelijkheid, wat aanleiding geeft tot bijvoorbeeld een verwerping van de aftrek of een naheffing op de verkopen en je er ook nog een flinke boete bovenop krijgt.

Je had dus heel wat slapeloze nachten kunnen voorkomen als je alle processen en formaliteiten schriftelijk had neergeschreven, je op voorhand duidelijk afspraken had gemaakt en je een transparante communicatie steeds voorop zou plaatsen.

Het is duidelijk: de impact van de btw op jouw organisatie is niet te onderschatten. Als je wil inzetten op de btw als groeimotor van je bedrijf is het dan ook noodzakelijk om samen met onze experts je economisch model te herbekijken en ervoor te zorgen dat ook de btw een opbrengstencenter van je onderneming wordt.

Aarzel dus niet en betrek onze btw-experts proactief bij de opstart en opbouw van je organisatie. Neem gerust contact met hen op, ze helpen je graag verder.